Fra kolonial til kaffekunst

Meget er sket siden historien om Solberg & Hansen startede i en kolonialforretning i Oslo i 1879. I dag er selskabet Norges største og ældste brænderi inden for specialkaffe og leverer nu kaffe til små og store kunder over hele landet. Men med en stor kundeportefølje er der mange kontrakter og bestillinger at holde styr på og et stort tidsforbrug på administration blev en udfordring, som stjal en hel del kapacitet fra de som skal følge op på kunderne.

Tina fortæller om rutinerne for kontraktsignering før de tog Online Signature i brug.

– Det gamle system satte ret og slet en stopper for en del ting. Vi kan for eksempel ikke sende en espressomaskine ud til kunden før kontrakten er signeret, fortæller hun, før hun beskriver en lang proces som hverken sælgerne eller kunderne var tilfredse med.

– Tidligere måtte vi lave kontrakter som vi sendte til kunden per e-mail. Kunden måtte derefter udskrive kontrakten, for så at signere den, scanne den og til sidst sende den tilbage til os. Men det er jo ikke så mange kaffebarer som har printer eller scanner, så dette kunne tage ganske lang tid – helt op til flere uger. Faktisk hændte det, at vi måtte udskrive kontrakten selv og tage ud til kunden med den. Derefter måtte sælgerne tage billede af den signerede kontrakt med mobilen eller tage den med til kontoret for at scanne den, før de i det hele taget kunne registrere den. Hele processen blev meget omfattende, og det blev ret og slet en tidsrøver og et irritations-moment for sælgerne, siger hun.

At finde den optimale løsning

Solberg & Hansen brugte allerede SuperOffice CRM som et værktøj til at få overblik over det meste af hvad de foretager sig; både når det gælder arbejde ud mod kunder og øvrige aktiviteter.

– Vi logger alt hvad vi gør i SuperOffice CRM. Her planlægger vi rejser og andre gøremål; både internt og ud mod kunder. I tillæg fungerer det som et system for lagring af kontrakter og andre vigtige dokumenter, fortæller Tina.

Fleksibiliteten og integrationsmuligheden med netop SuperOffice var derfor udslagsgivende for valget af løsning hos Solberg & Hansen, da de endelig bestemte sig for at gøre noget med den gamle, tidskrævende rutine.

Til slut konkluderede jeg at der måtte findes en bedre måde at løse måden vi håndterede kontrakter på. Så jeg begyndte at Google. Vi undersøgte flere forskellige løsninger, men valget blev enkelt, da vi fandt ud af, at de elektroniske signeringstjenester fra Signicat, som Amesto Solutions tilbyder, kan integreres med SuperOffice, siger Tina.

Tilfredse sælgere – tilfredse kunder

Efter at have brugt systemet i ca. et år, er Solberg & Hansen enormt tilfredse med løsningen, som har hjulpet dem med at tage hånd om udfordringerne de tidligere stod overfor.

– Systemet er vældig enkelt at bruge. Det er vældig hurtigt både at oprette kontrakter og sende dem til signering. Alle vores sælgere har gennemgået hvordan de gør det, og så længe kunden læser e-mail er det vældig hurtigt at gøre. En dag oprettede og sendte jeg en kontrakt til en kunde og fik den signeret tilbage efter bare fem minutter, siger hun.

Tina anbefaler gerne online signature til andre og mener, at særlig de som bruger SuperOffice vil have glæde af løsningen.

– Alt mades jo direkte ind i systemet, og man kan se om en kontrakt er signeret eller ikke. Man slipper for en masse manuelt arbejde, og alt går rigtig hurtigt, så længe man har færdige skabeloner til kontrakter, siger hun.

De oplever også øget kundetilfredshed med den nye løsning. Tina fortæller at de tidligere fik en del tilbagemeldinger fra kunderne om at det var besværligt og der var for lidt kontrol med kontrakterne. Disse er forsvundet helt efter Solberg & Hansen tog Online Signature i brug.

– Nu siger vores kunder ikke så meget, og det er jo en god ting! Tilbagemeldingerne vi får nu er udelukkende positive og mere af typen: «Åh! kan vi signere kontrakten med det samme?». Desuden er brugen af BankID-løsningen sikker både for kunde og virksomhed.

Automatiserede processer som giver fuld kontrol

Tina lægger vægt på, at løsningen både er effektiv og let at bruge for alle.

– Der er en enormt god user interface. Den forenkler endda de interne rutiner. En anden stor fordel er, at når kontrakten er signeret, så slipper jeg for at udskrive kontrakten på papir, for så at levere den til ordreafdelingen. Nu gives beskeden automatisk. Med mange sælgere forenkler det også opfølgningen i det daglige.

– I SuperOffice kan alle se hvad der er gjort. Hvis nogen er fraværende, kan jeg enkelt gå ind og tjekke status på kontrakten: Er kontakten sendt? Er den signeret? Skal den sendes på ny? Det er vældig praktisk at alle til enhver tid har fuldt overblik og ved hvad der eventuelt mangler, fortsætter Tina.

Solberg & Hansen fortæller afslutningsvis at de er tilfredse med samarbejdet med Amesto Solutions og har haft ganske få problemer med løsningen.

– Vi har fået god hjælp, og når vi en sjælden gang er stødt på fejlmeldinger, er det hurtigt blevet løst. Det er typisk bare en opdatering på serveren som mangler, siger hun.

Er du nysgerrig efter at finde ud af, hvordan din virksomhed kan arbejde mere effektivt?

Læs mere om Online Signature eller kontakt os for en uforpligtende snak.